ビジネスの場で必ず行われるのが名刺交換。名刺の渡し方、受け取り方はもちろん、名刺を受け取った後にどう扱うかも非常に重要です。
一歩間違えれば相手に「無礼な奴だ」という印象を与える危険性もあるので、最後まで気を抜けません。特に迷うのは受け取った名刺をしまうタイミングかと思います。
そこで、今回はいただいた名刺をしまうタイミングについて考えてみましょう。
●名刺は丁重に扱う
名刺交換の場で一番大切な考え方は「名刺は相手の分身である」ということです。名刺には相手の名前、会社名、役職、連絡先など、必要な情報がすべて記載されています。デザインにも凝っていて、ロゴマークやキャッチコピーなど、相手の想いも凝縮されているのです。
名刺を受け取るということは、相手との関係をもった証。まさに、分身といえますので、丁重に扱う必要があります。
例えば、ご自分が渡した名刺をその場で汚されたり、すぐにしまわれたりするのは嫌な気分になるかと思います。
名刺をぞんざいに扱うのは、相手の築き上げてきたものや、想い、あなたへの信頼を踏みにじる行為です。
まずはこの考え方をしっかりと頭に入れておきましょう。
●名刺をいただいた後の扱い方
それでは、名刺をいただいた後にどう扱うべきなのか、いつしまうべきなのかを解説します。
こちらでは、主に「名刺交換から商談や打ち合わせに入るパターン」と「名刺交換とあいさつや軽い立ち話のみのパターン」という、2つのパターンについて考えてみましょう。
・名刺交換から商談や打ち合わせに入るパターン
まず、ビジネスの場でよくある、名刺交換後に商談や打ち合わせに入るパターンについて解説します。
名刺をいただいたあとは、机の右上など打ち合わせに支障がない場所に名刺入れを置き、その上に名刺を置きます。名刺入れが名刺の座布団になるわけですね。先方が複数人だった場合は、一番立場が上の人の名刺を名刺入れの上に置き、横に立場が高い順に名刺を並べます。
基本的には商談や打ち合わせが終わるまで、名刺を机の上に置いたままにします。マナーなのはもちろんなのですが、初対面の人の名前や役職名はなかなか覚えられないものなので、名前や役職を確認するときにも役立ちます。
商談や打ち合わせが終わったときに、先方が名刺をしまうのを見届けた上で、名刺を名刺入れにしまいましょう。名刺をしまう際にも目上の人が先というのが原則です。
商談や打ち合わせの最中に名刺をしまうのはNGですが、書類や商品、パソコンなどを机の上に置かなければならず、どうしても名刺をしまう必要がある場合には、丁重に一言添えた上で名刺をしまいましょう。
・名刺交換とあいさつや軽い立ち話のみのパターン
先方が留守の場合や、イベント会場のように込み入った商談や打ち合わせができない、あるいは時間がなくて名刺交換とあいさつや軽い立ち話というケースも少なくありません。
そのときは名刺を受け取った場合は名刺入れの上に名刺を置き、両手を添えて話をするようにします。
この場合もすぐに名刺をしまってしまうのはNGです。話が終わって別れる際に名刺をしまうようにしましょう。
ただし、話している最中にメモをとったり、商品や贈り物を渡したりすることもあり得ますので、その際には丁重に一言添えた上で名刺をしまい、メモなど次の行動に移りましょう。
●名刺をしまう際の注意点
いずれも、「名刺をすぐにしまわない」ということが原則ですね。「しまうタイミングは話が全て終わって」からということを頭に入れておいてください。
すぐ名刺をしまうのはマナー違反であると同時に、「私に興味ないのかな？」という不安を与える可能性もあります。
どうしてもタイミングに迷ったときには、先方あるいは同行している上司や先輩が名刺をしまいだしたタイミングを見計らってしまうと良いでしょう。周囲の雰囲気に合わせておけば、失礼になることがありません。
また、しまい方も非常に重要です。先程ご説明したように、名刺は相手の分身です。裸のままポケットやカバンに突っ込むのは避け、必ず名刺入れに丁重にしまうよう心がけましょう。
そのためにも名刺入れは必須。特に新入社員は名刺入れを買い忘れるというミスを起こしがちですので、できれば入社前に購入しておくことが望ましいです。
こうして見ると、名刺交換はマナーが色々あって難しいように思えますが、いちばん大切なのは「心遣い」です。どうすれば相手に失礼がないかを考えることが大切。そのためには「己の欲せざる所は人に施す勿れ」。自分がされて嫌なことは相手に対してもしないということが重要です。
名刺を目の前で汚されたり、ろくに見もせずすぐにしまわれたりすると寂しい気持ちになるかと思います。それは相手にとっても同じことなのです。
形で入るよりも、こうした気持ちから入っていくと、名刺交換のマナーやしまうタイミングも理解できやすくなりますし、名刺交換以外のあらゆるビジネスシーンでもスマートに振る舞えるようになれるかと思います。